How to implement a "Change Management Process"?

Planning, designing, budgeting, staffing, organizing and controlling, support

How to implement a "Change Management Process"?

Postby Publisher » 02 Jun 2010, 15:06

Projects are typically undertaken within changing business environments, so it's inevitable that during the life of your project, there will be some element of change required. Whether a customer requests a change to their requirements, management request a change in priority or team members request a change in roles, you will need an effective Change Management Process to minimiz[/align][/color]e the resulting impact on your project. So here, we have described:

[align=center]How to implement a "Change Management Process"[/align]
Change Management is the process of monitoring and controlling changes within a project. By managing the implementation of change, you can:

* Reduce the impact of changes to the project
* Identify new issues and risks as a result of changes raised
* Ensure that changes do not affect the project's ability to achieve its desired objectives
* Control the cost of change within the project

Change Management is comprised of the following processes:

Step 1: Identify Change: The first step in the change process is to identify the need for change. Any team member can suggest a change to the project, if he or she believes it is needed to keep the project producing deliverables to the customer's specified requirements. After identifying a need for change, the team member records relevant information on a Change Request Form (commonly called a CRF), describing the change, and identifying drivers, benefits, costs and likely impact of the change on the project. The CRF is forwarded to the Project Manager for review and approval.

Step 2: Review Change: The Project Manager investigates the change to identify the reason for it and its impact. Then he or she decides whether it is critical to the successful delivery of the project. Changes which are not critical to project delivery should be avoided whenever possible to prevent "scope creep" (i.e. the gradual increase in scope throughout the Project Lifecycle).

If the change is deemed critical to success, the Project Manager either approves the request or seeks approval for the CRF raised. In some cases, the Project Manager has the direct authority to approval minor change requests; however, in most cases the Project Manager needs to seek CRF approval from the Project Board.

Step 3: Approve Change: The Project Board reviews the details in the CRF to determine whether or not the change should be implemented. Based on the level of risk, impact, benefits and cost to the project, it may decide to decline, delay or approve the change request.

Step 4: Implement Change: The Project Manager approves all changes, which are then are scheduled and implemented accordingly. After implementation, the Project Manager reviews the effects of the change on the project to ensure that it achieved the desired outcome, when the change is then closed in the Change Register.

Throughout the Change Management Process, the Project Manager can monitor and control changes to the project by keeping this Change Register up-to-date.

There you have it. By completing these 4 steps, you can carefully monitor and control project changes, to increase your likelihood of success.


Dalam bahasa Indonesia (quick & dirty translation): ---------------------------------------------------------------------------

Proyek biasanya dilakukan dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah, sehingga tak terelakkan bahwa selama umur proyek Anda, akan ada beberapa elemen perubahan yang diperlukan. Apakah permintaan pelanggan untuk perubahan persyaratan mereka, manajemen permintaan perubahan dalam prioritas atau anggota tim meminta perubahan peran, Anda akan memerlukan Proses Perubahan Manajemen efektif untuk meminimalkan dampak yang dihasilkan pada proyek Anda. Jadi di sini, kita telah dijelaskan:

Bagaimana menerapkan "Proses Manajemen Perubahan"

Manajemen Perubahan adalah proses monitoring dan pengendalian perubahan dalam suatu proyek. Dengan mengelola pelaksanaan perubahan, Anda dapat:

* Mengurangi dampak perubahan proyek
* Mengidentifikasi masalah-masalah baru dan risiko sebagai akibat dari perubahan dibangkitkan
* Pastikan bahwa perubahan tidak mempengaruhi kemampuan proyek untuk mencapai tujuan yang diinginkan
* Kontrol biaya perubahan dalam proyek

Manajemen Perubahan terdiri dari proses berikut:

Langkah 1: Identifikasi Perubahan: Langkah pertama dalam proses perubahan adalah mengidentifikasi kebutuhan untuk berubah. Setiap anggota tim dapat menyarankan perubahan ke proyek, jika dia percaya itu diperlukan untuk menjaga proyek menghasilkan kiriman dengan persyaratan yang ditentukan pelanggan. Setelah mengidentifikasi kebutuhan akan perubahan, catatan anggota tim informasi yang relevan pada Formulir Permintaan Perubahan (umumnya disebut PKR), menjelaskan perubahan, dan mengidentifikasi driver, manfaat, biaya dan kemungkinan dampak dari perubahan pada proyek tersebut. The CRF diteruskan kepada Manajer Proyek untuk diperiksa dan disetujui.

Langkah 2: Review Perubahan: Manajer Proyek menginvestigasi perubahan untuk mengidentifikasi alasan untuk itu dan dampaknya. Kemudian dia memutuskan apakah penting untuk pengiriman keberhasilan proyek. Perubahan yang tidak penting untuk pengiriman proyek harus dihindari sedapat mungkin untuk mencegah "creep lingkup" (yaitu meningkat secara bertahap di seluruh lingkup Siklus Hidup Proyek).

Jika perubahan tersebut dianggap penting untuk keberhasilan, Project Manager baik menyetujui permintaan tersebut atau mencari persetujuan untuk mengangkat CRF. Dalam beberapa kasus, Project Manager memiliki kewenangan langsung untuk permintaan persetujuan perubahan kecil, namun, dalam banyak kasus Manager Proyek perlu meminta persetujuan dari Dewan CRF Proyek.

Langkah 3: Menyetujui Perubahan: Proyek Dewan review rinciannya di CRF untuk menentukan apakah atau tidak perubahan itu harus dilaksanakan. Berdasarkan tingkat risiko, dampak, manfaat dan biaya untuk proyek tersebut, mungkin memutuskan untuk menolak, menunda atau menyetujui permintaan perubahan.

Langkah 4: Melakukan Perubahan: Manajer Proyek menyetujui semua perubahan, yang kemudian dijadwalkan dan dilaksanakan sesuai. Setelah pelaksanaan, Project Manager review efek dari perubahan pada proyek untuk memastikan bahwa mencapai hasil yang diinginkan, ketika perubahan ini kemudian ditutup dalam Daftar Perubahan.

Sepanjang Proses Manajemen Perubahan, Manajer Proyek dapat memantau dan mengontrol perubahan terhadap proyek dengan menjaga Ubah Daftar ini up-to-date.

Itu dia. Dengan menyelesaikan 4 langkah ini, Anda dapat memonitor dengan hati-hati dan mengontrol perubahan proyek, untuk meningkatkan kemungkinan keberhasilan Anda.
The above article was published for delphi-id.tk
Publisher
Junior Member
 
Posts: 7
Joined: 02 Jun 2010, 14:05

Who is online

Users browsing this forum: No registered users and 1 guest

cron